Schutz & Service 2023

Personal & Arbeitsrecht: Diese Punkte musst du als Arbeitgeber:in beachten!

von Ines Fritz

Du willst einen neuen Mitarbeiter einstellen oder das Dienstverhältnis mit einer Mitarbeiterin beenden? Du hast Fragen zum Urlaub, Krankenstand oder Abwesenheiten deines Teams?

Hier bekommst du die komplette Übersicht mit vielen praktischen Tipps und Hinweisen, worauf du in Sachen Arbeitsrecht und Personal achten musst.

Außerdem erfährst du, bei welchen Themen und Schritten dich die Wirtschaftskammer Kärnten konkret unterstützen und beraten kann!

Tipp vorweg: Die Wirtschaftskammer Kärnten verfügt über eine eigene Musterdatenbank für Mitglieder, in der du zahlreiche Mustervorlagen und Verträge downloaden oder anfordern kannst – am Ende des Artikels findest du dazu noch mehr Informationen!

Wichtig: Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit WKK-Expertin Mag. Dr. Katharina Kircher (Teamleiterin, Rechtsservice) entstanden. Es ersetzt jedoch keine Beratung bei der Wirtschaftskammer Kärnten. Diese kannst du gerne unter 05 90 904 – 777 buchen.

Personalsuche

Schon bevor du deinen ersten Mitarbeiter oder deine erste Mitarbeiterin einstellst, musst du als Arbeitgeber:in einige Punkte berücksichtigen.

Wenn du eine Stelle ausschreibst, egal ob z. B. in einer Zeitung oder auf deiner Website, musst du drauf achten, dass diese diskriminierungsfrei ist. Das heißt, dass du niemanden aufgrund der Herkunft, des Alters, des Geschlechts etc. ausschließen darfst. Außerdem musst du in der Ausschreibung den Mindestlohn bzw. das Mindestgehalt angeben.

Im Vorstellungsgespräch hast du als Arbeitgeber:in ein sogenanntes Fragerecht. Du kannst alle Fragen stellen, die das zukünftige Arbeitsverhältnis betreffen und dich z. B. nach Qualifikation und Ausbildung erkundigen und Zeugnisse verlangen.

Aber Achtung! Private Fragen zum Familienstand, Partner:in oder Kindern sind grundsätzlich unzulässig. Du darfst eine Bewerberin auch nicht fragen, ob sie aktuell schwanger ist. Das ist nur in absoluten Ausnahmesituationen erlaubt – z. B., wenn bei der konkreten Tätigkeit ein Risiko für die Schwangere bestehen könnte.

Neue Mitarbeiter:innen einstellen

Bevor du jemanden Neues einstellst, solltest du dir vorab schon ein paar Gedanken machen:

  • Mit welchem Stundenausmaß willst du jemanden einstellen?
  • Welche Kosten werden dadurch auf dich zukommen?
  • Welche Kosten kannst du dir aktuell leisten?

Es gibt viele Modelle und Varianten, was die Arbeitszeit betrifft: von geringfügig bis über klassische Teilzeitmodelle bis hin zu Vollzeit.

Gut zu wissen: Geringfügige Mitarbeiter:innen haben die gleichen Rechte und Pflichten wie Teilzeitmitarbeiter:innen – nur die Kosten machen einen Unterschied aus!

Bevor du jemanden Neues fix in dein Team holst, solltest du unbedingt einen Dienstvertrag vereinbaren.

Vielleicht hast du schon mal gehört, dass es auch eine abgespeckte Version davon gibt – den sogenannten Dienstzettel. Aber Achtung: Ein Dienstzettel dient rein der Information und ist keine richtige Vereinbarung und deshalb kein Ersatz für einen Dienstvertrag. Ein Dienstvertrag ist also immer erste Wahl!

Auch über eine etwaige Probezeit solltest du vorher nachdenken. Eine Probezeit gilt in der Regel nicht automatisch, sondern muss ausdrücklich vereinbart werden – am besten schriftlich im Dienstvertrag. Wie lange die Probezeit sein darf, ist gesetzlich geregelt oder ergibt sich aus dem anzuwendenden Kollektivvertrag. Sie kann höchstens vierzehn Tage bis maximal einen Monat betragen und kann nicht verlängert werden – auch nicht, wenn du es in den Dienstvertrag schreibst! Tipp: Schaue unbedingt in den Kollektivvertrag, ob dazu eine Regelung besteht!

Verträge sind unterschrieben und los geht’s?

Ganz wichtig: Bevor dein neuer Mitarbeiter oder deine neue Mitarbeiterin bei dir anfangen kann, musst du ihn oder sie unbedingt noch vor Arbeitsbeginn bei der Sozialversicherung anmelden (z. B. online über ELDA).

Wenn du konkret planst, jemanden Neues in dein Team zu holen, solltest du einen Blick in diese Broschüre werfen, die noch einmal alle Details beinhaltet: Einstellen von Personal – aber richtig!

Lehrlinge

Für alle Fragen diesbezüglich hat die Wirtschaftskammer Kärnten eine eigene Lehrlingsstelle eingerichtet.

Wenn du also mit dem Gedanken spielst, einen Lehrling einzustellen und Fragen dazu hast, solltest du dich gleich dorthin wenden: Lehrlingsstelle der Wirtschaftskammer Kärnten

Urlaub, Krankenstand und Verhinderung von Mitarbeiter:innen

In der Regel haben Mitarbeiter:innen fünf Wochen Urlaubsanspruch. Der Urlaub ist individuell zu vereinbaren und kann nicht einseitig angeordnet werden. In den FAQ am Ende des Artikels findest du noch mehr zu diesem Thema!

Wenn ein Mitarbeiter heiratet oder siedelt oder eine Mitarbeiterin ein Kind bekommt, ist oft von „Sonderurlaub“ die Rede. Um genau zu sein, handelt es sich aber nicht um Urlaub, sondern um „persönliche Dienstverhinderungsgründe“. Wie viele freie Tage deinen Mitarbeiter:innen zustehen, ergibt sich aus dem Kollektivvertrag oder dem Gesetz. Jeder Anlassfall ist gesondert zu betrachten.

Deine Mitarbeiter:innen sind übrigens dazu verpflichtet dir eine Dienstverhinderung immer unverzüglich mitzuteilen!

Auch wenn jemand aus deinem Team krank wird, muss er dir das unverzüglich melden. Wenn du willst, kannst du dafür eine ärztliche Bestätigung einfordern. Ob diese Bestätigung automatisch abgegeben werden muss und welche Fristen es dafür gibt, erfährst du in den FAQ am Ende des Artikels!

Gesundheit und Sicherheit von Arbeitnehmer:innen

Als Arbeitgeber:in musst du für die Sicherheit und die Gesundheit deines Teams sorgen. Das umfasst zum Beispiel Maßnahmen wie Erste-Hilfe-Möglichkeiten am Arbeitsplatz, Sicherheitsvertrauenspersonen und Brandschutz. Ob du diesbezüglich alles richtig machst, kann das Arbeitsinspektorat überprüfen.

Wenn du dich zu diesen Themen einlesen möchtest, findest du hier eine gute Übersicht: Arbeitnehmerschutz

Kündigung von Personal

Nicht das angenehmste Thema und dennoch so wichtig: Was musst du beachten, wenn du einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin kündigen willst?

Es gibt diesbezüglich zwar in der Regel (Achtung: Blick in den Kollektivvertrag machen!) keine Formvorschriften, die Schriftform ist jedoch immer zu empfehlen.

Was du auf jeden Fall berücksichtigen musst, sind Termine und Fristen. Es gibt unterschiedliche Kündigungsfristen, die vom Kollektivvertrag abhängig sein können oder davon, ob es sich um Arbeiter:innen oder Angestellte handelt bzw. wie lange dein Personal bei dir gearbeitet hat.

Eine Übersicht zu den verschiedenen Beendigungsmöglichkeiten (einvernehmliche Auflösung, Entlassung & Co) inklusive Tipps findest du hier: Beendigungsmöglichkeiten Dienstverhältnis

Personal und Arbeitsrecht – das macht die Wirtschaftskammer Kärnten für dich!

Egal ob du Personal einstellen oder kündigen willst oder eine Frage zum Arbeitsrecht hast – die Wirtschaftskammer Kärnten ist für dich als Mitglied da!

Das machen wir als Wirtschaftskammer Kärnten konkret für dich:

Individuelle Beratung zu Personal und Arbeitsrecht

Wir beraten dich persönlich, telefonisch und per E-Mail zu verschiedenen rechtlichen Fragestellungen wie z. B.:

  • Urlaub und Dienstverhinderung
  • Krankenstand und Entgeltfortzahlung
  • Entgeltvereinbarungen, Prämien, Provisionsregelungen
  • Schwangerschaft, Karenz und Elternteilzeit
  • begünstigte behinderte Arbeitnehmer:innen
  • Beendigungsmöglichkeiten: Kündigung, Austritt, Entlassung, einvernehmliche Auflösung
  • Fragen zur Arbeitszeit

Hilfe bei Interventionen der Arbeiterkammer und Vertretung vor Gericht

Wir unterstützen dich auch, wenn du als Arbeitgeber:in von der Arbeiterkammer angeschrieben wurdest und deine ehemaligen Mitarbeiter:innen Forderungen haben oder vertreten dich bei Gericht, wenn es z. B. um abgelehntes Pflegegeld oder Erwerbsunfähigkeitspensionen geht.

Wirtschaftskammer-Rechtsschutz für Arbeitsrecht

Für Mitglieder der Wirtschaftskammer Kärnten gibt es – wenn du keine eigene Rechtsschutzversicherung hast – einmal jährlich einen kostenlosen Rechtsschutz in Sachen Arbeitsrecht. Das heißt, dass die Wirtschaftskammer die Rechtsanwaltskosten übernimmt.

Musterdatenbank der Wirtschaftskammer Kärnten

Als Mitglied der Wirtschaftskammer Kärnten hast du Zugriff auf eine Reihe von Mustervorlagen und Verträgen rund um Personalthemen.

Melde dich dafür unter mein.wko.at mit deinen Benutzerdaten an, sodass du zu deinem persönlichen Dashboard gelangst. Wenn du die Vorlagen nach dem Einloggen nicht gleich auf der Startseite findest, musst du diese erst hinzufügen. ( -> Wähle dafür „Element hinzufügen“ und klicke aufs rote Plus bei „Muster und Vorlagen“.

In dieser Musterdatenbank kannst du Dokumente downloaden und Verträge und Vereinbarungen mit Hilfe des digitalen Assistenten erstellen lassen. Einige Vorlagen (z. B. Dienstverträge) können ausschließlich telefonisch angefordert werden.

Häufige Fragen zu Personal und Arbeitsrecht

Ich möchte meinen Mitarbeiter im Krankenstand kündigen und habe gehört, dass das nicht erlaubt ist. Stimmt das?

Nein, es ist auch eine Kündigung im Krankheitsfall möglich. Es sind die üblichen Termine und Fristen einzuhalten und das Arbeitsverhältnis endet so, als ob es keinen Krankenstand gäbe.

Dein Mitarbeiter hat allerdings Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das heißt, es kann sein, dass du noch weiterbezahlen musst, auch wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist.

Ein Beispiel inklusive Berechnung findest du auf dieser Seite: Kündigung im Krankenstand

Bei einer Kündigung musst du unbedingt beachten, dass dein Mitarbeiter die Kündigung auch erhält! Deshalb ist eine persönliche Übergabe der Kündigung (auch z. B. durch einen Boten) oder die Übermittlung mittels eingeschriebenen Briefs (für den Zustellnachweis) auf jeden Fall zu empfehlen!

Mein Mitarbeiter hat sich vor vier Tagen krankgemeldet, aber er hat mir noch keine Bestätigung vom Arzt geschickt. Muss er mir diese nicht innerhalb von drei Tagen schicken?

Dein Mitarbeiter ist verpflichtet, dir unverzüglich mitzuteilen, wenn er krank ist, aber er muss dir nicht automatisch eine Bestätigung schicken. Diese Bestätigung musst du aktiv einfordern – dafür gibt es auch keine festgelegte Frist.

Ich habe mit meiner Mitarbeiterin eine All-in-Vereinbarung. Muss ihre Arbeitszeit trotzdem aufgezeichnet werden?

Ja, die Arbeitszeit muss auf jeden Fall aufgezeichnet werden!

Denn am Ende des Jahres musst du überprüfen können, ob du deiner Mitarbeiterin wirklich alles bezahlt hast, was sie geleistet hat. Das heißt, es muss genau berechnet werden, wie viele Stunden angefallen sind und ob diese durch die All-in-Vereinbarung abgedeckt sind. All-in funktioniert praktisch nur, wenn du von Haus aus eine Überzahlung leistest.

Mein Mitarbeiter arbeitet täglich sieben Stunden bei mir in der Firma. Er würde gerne früher mit der Arbeit aufhören – kann er dafür seine Pause einfach ans Ende verlegen und früher gehen?

Nein. Bei mehr als sechs Stunden täglicher Arbeitszeit ist eine gesetzliche Pause von dreißig Minuten einzuhalten. Diese muss während des Arbeitstages konsumiert werden und kann nicht an den Anfang oder an das Ende des Arbeitstages verschoben werden, sodass Mitarbeiter:innen später anfangen oder früher gehen können.

Ich will eine neue Mitarbeiterin einstellen, bin mir aber nicht sicher, wie gut sie sich einarbeiten wird. Kann ich die Probezeit auf drei Monate verlängern, damit ich länger Zeit habe, um eine Entscheidung zu treffen?

Nein, eine längere Probezeit kann nicht vereinbart werden. Du musst dich genau an die Vorgaben aus dem Kollektivvertrag oder Arbeitsrecht halten. Eine Probezeit kann nie länger sein als einen Monat, in manchen Fällen beträgt sie sogar nur vierzehn Tage.

Mein Mitarbeiter ist nicht zur Arbeit erschienen, kann ich ihn einfach abmelden?

Wenn dein Mitarbeiter nicht zur Arbeit kommt und sich nicht entschuldigt, spricht man vom sogenannten nachrichtenlosen Fernbleiben.

Du solltest ihn auf keinen Fall sofort abmelden, sondern erst einmal versuchen, zu eruieren, warum er nicht zur Arbeit gekommen ist. Wenn du ihn telefonisch nicht erreichst, solltest du ihn per Schreiben dazu auffordern, zur Arbeit zu kommen.

Ich möchte ein paar Mitarbeiter zwei Wochen auf Urlaub schicken, weil gerade nicht so viel los ist. Einer möchte aber lieber arbeiten und seinen Urlaub zu einem anderen Zeitpunkt konsumieren. Über die Hälfte des Urlaubes darf ich als Arbeitgeber doch bestimmen, oder?

Nein. Urlaub kann nicht einseitig angeordnet werden und braucht immer eine Vereinbarung im Hintergrund! Dabei ist es egal, ob es sich um ein, zwei oder fünf Wochen handelt.

Wenn du deinen Betrieb jedes Jahr zur gleichen Zeit schließt (z. B. im Sommer oder über Weihnachten) nimmst du den Betriebsurlaub am besten schon in den Dienstvertrag mit auf und kannst ihn so vereinbaren.

Eine Beratung bei der Wirtschaftskammer Kärnten kannst du gerne unter 05 90 904 – 777 buchen.

Das Team vom Servicezentrum der WK Kärnten.Förderungen für Kärntner Unternehmen: Geld zurück für Investitionen, Personal, Weiterbildung und Co!
(c) moquai86 - stock.adobe.comKelag-Strompreiserhöhung – Was müssen Unternehmen jetzt tun?